Vorfreude vs. Vorbereitungs-Stress

Kennst du das auch, dass du dich total auf deinen anstehenden Urlaub freust? Dir ausmalst, wie du ganz entspannt morgens mit deinem Mann und den Kindern frühstücken kannst, das tolle Wetter genießt und du einfach in den Tag leben kannst? Du kannst dich ganz auf euren Urlaub einlassen, kein Mental Load weit und breit zu sehen, deine größten Überlegungen sind die, ob ihr heute lieber an den Pool oder an den Strand geht? Ein herrliches Gefühl, oder?

Doch je näher der Urlaubsbeginn rückt, umso gestresster fühlst du dich im Vorfeld? Dir schwirren täglich immer mehr Dinge im Kopf herum, die unbedingt vor dem Urlaub noch erledigt werden müssen, wie z. B. ein wichtiges Kundengespräch um noch einen Abschluss vor dem Urlaub sicherzustellen, die Vorbereitung eines Blogbeitrags oder Social Media Posts, ein wichtiger Impftermin beim Arzt, das Einkaufen neuer Badesachen für die Kids, weil die alten eventuell nicht mehr passen, und muss nicht das Passbild des Jüngsten aktualisiert werden, weil er mittlerweile mit seinem Babyfoto wenig Ähnlichkeit hat?

Parallel dazu fängst du an im Kopf eine Packliste aufzustellen: Sonnencreme (evtl. neue kaufen), Reiseführer, Fiebersaft und Schmerztabletten, Handtücher, T-Shirts, kurze Hosen, Kreditkarte, …

Und je länger du darüber nachdenkst, umso unruhiger wirst du. Die Vorfreude schwindet und der Stress nimmt zu.

Doch ich kann dich beruhigen. Mit meinen folgenden Tipps zu den 5 Phasen deiner Urlaubsvorbereitung als Business Mom, kannst du deine Urlaubsvorbereitung in Ruhe angehen und du fährst dieses Mal garantiert entspannter los.

 

Bevor es mit der Vorbereitung los gehen kann…

Je länger du dir im Voraus Zeit für die Vorbereitung nimmst, umso stressfreier wird es! Leicht gesagt, aber enorm wichtig, glaub mir!

Bevor wir aber so richtig starten, ist das Allererste, das du tun solltest – falls noch nicht geschehen – den Urlaub in deinen Kalender fix einzutragen. Solltest du privat und beruflich zwei verschiedene Kalender haben, dann trage bitte unbedingt deine Reisedaten in beide Kalender ein.

Ist der Zeitraum für euren Urlaub fix geblockt, kann kein Kollege, Kunde, Freunde oder Familie ein Termin oder ein Treffen „aus Versehen“ mit dir oder deiner Familie vereinbaren und du sparst dir den Aufwand für diese Termine Alternativtermine zu suchen und dich zu entschuldigen, weil du nicht daran gedacht hast, dass du im Urlaub bist usw.

Blocke dir in deinen Kalendern unbedingt auch die letzten 2-3 Tage vor deinem Urlaub zur Urlaubsvorbereitung, vereinbare für diese Tage keine geschäftlichen oder privaten Termine. Dadurch kannst du dir Zeit nehmen für die Dinge, die noch fertig werden müssen. Ähnliches gilt nach deinem Urlaub. Plane dir auch hier mindestens 1-2 Tage ohne Termine ein um dir wieder in Ruhe einen Überblick verschaffen zu können. So erschlägt dich der Alltag nicht gleich am ersten Tag.

Die erste Phase der Urlaubsvorbereitung startet spätestens mit dem Zeitpunkt der Buchung und sollte max. 10 Wochen vor Abreise abgeschlossen sein. Spätestens deswegen, weil du natürlich auch vor der Buchung schon Dinge abklären kannst. Das kannst du ganz individuell für dich anpassen.

Solltest du euren Urlaub sehr kurzfristig gebucht haben, dann brauchst du trotzdem nicht in Stress geraten. Schaue dir einfach alle Punkte an und überlege, welchen Punkt du davon noch angehen solltest und welcher, aufgrund von Zeitmangel eben gestrichen werden muss. Mit dem hier beschriebenen Ablauf möchte ich dir einen Spickzettel an die Hand geben, an dem du dich entlanghangeln kannst.

 

Phase 1: Buchungstag bis ca. 10 Wochen vor Abreise – das Wichtigste zuerst

Erstelle eine ToDo-Liste mit drei Kategorien

Manche lieben sie und manche hassen sie, die ToDo-Liste. Im Fall der Urlaubsvorbereitung und für deinen MentalUNload als Mama und Business Mom führt meiner Meinung nach kein Weg daran vorbei. Überlege dir im ersten Schritt, welche Dinge unbedingt vor dem Urlaub noch erledigt werden müssen bzw. ohne welche Dinge ihr absolut nicht losfahren könnt. Meistens sind das genau die Sachen, die etwas Vorlauf benötigen. Das könnte beispielsweise Folgendes sein:

  • sind alle Pässe / Ausweise gültig und bei den Kindern mit einem einigermaßen aktuellen Foto ausgestattet?
  • braucht ihr eine Reiserücktrittsversicherung?
  • müssen bestimmte Impfungen aufgefrischt oder erstmalig gemacht werden? (Arzttermin rechtzeitig vereinbaren)
  • Checke noch mal deine Kalender:
    • Gibt es wichtige Businesstermine rund um deinen Urlaub? Hast du zeitnah nach deinem Urlaub einen Workshop oder ein Kundengespräch, wofür du die Vorbereitung vorher abschließen möchtest bzw. hast du fixe Abgabetermine? Was solltest du dafür vorbereiten?
    • Wie sieht es mit privaten Terminen aus? Gibt es vielleicht ein Geburtstagsfest direkt nach eurem Urlaub, für das du noch ein Geschenk besorgen möchtest? Oder steht z. B. der Kindergarten- oder Schulstart an, für den du vor eurem Urlaub alles vorbereitet haben möchtest?

Als zweiten Punkt kannst du dir überlegen, was du gerne vor dem Urlaub erledigt haben möchtest. Falls du diese ToDos aber nicht schaffst, würde die Welt nicht untergehen und du würdest trotzdem in den Urlaub fahren.

Unter Punkt 3 fallen alle Aufgaben und Termine, die getrost bis nach dem Urlaub warten können. Bei diesem Punkt musst du nicht lange überlegen. In diese Kategorie fallen nur die Sachen, die dir zufällig in den Kopf kommen und durch Ausschlusskriterien nicht unter die beiden ersten Punkte fallen.

Phase 2: 10 bis 2 Wochen vor Abreise – stelle Regeln auf und erstelle eine Packliste

Berufliche Regeln

Um beruflich keine Überraschungen zu erleben, solltest du dir Gedanken darüber machen, ob du in deinem Urlaub erreichbar sein möchtest und ob du trotz Urlaub das ein oder andere selber erledigen willst. Die Empfehlung ist ganz klar, das zu trennen und mutig „Nein“ zu sagen, allein schon um deinen Mental Load so gering wie möglich zu halten. Solltest du dich dennoch für etwas Arbeit entscheiden, dann setze dir ganz klare Zeiträume, damit dein Arbeitsumfang nicht aus dem Ruder läuft.

Wichtig in diesem Zusammenhang ist es, dass du dein Umfeld darüber informierst, in welchem Zeitraum du nicht bzw. eingeschränkt erreichbar bist. Eine Möglichkeit wäre auch die Erreichbarkeit auf E-Mails zu beschränken oder andersherum, bei gewissen Themen einen (Notfall-)Anruf zu vereinbaren. Je klarer du hier die Regelung aufstellst und das an dein Team und deine Kunden kommunizierst, desto entspannter läuft alles und desto weniger Rückfragen wird es geben.

Mache dir Gedanken darüber, wieviel Verantwortung du abgeben kannst und wie stark dein Vertrauen ist, dass es auch ohne dich läuft. Abgeben ist leichter getan, als auch das dazugehörige Vertrauen aufzubauen. Sollte das fehlen, kann ich dir garantieren, dass dich dein Mental Load im Urlaub trotzdem nicht loslässt.

 

Packliste

Auch wenn es gefühlt noch lange hin ist, fange jetzt an dir eine Packliste zu erstellen mit allen Sachen, die du in den Urlaub mitnehmen möchtest.

Für die Packliste gilt dasselbe wie für die ToDo-Liste: Sie ist für deinen MentalUNload unersetzlich. Erst durch das Zusammentragen aller Punkte, fällt dir auf, ob du das eine oder andere noch vorab einkaufen solltest. Beispielsweise neue Sandalen für die Kids oder einen Bikini für dich. Überprüfe auch eure Reiseapotheke. Ist alles noch haltbar? Fehlt etwas?

Du kannst dir entweder aus dem Internet eine Checkliste herunterladen, z. B. diese hier finde ich total gut. Oder du erstellst eine eigene, wobei du bestehende Checklisten als Vorlage nehmen kannst. Ich bin ein Fan von Excel, weil ich dort beispielsweise wunderbar filtern kann, für welchen Urlaub ich packe. Sind wir am Wochenende bei Oma & Opa müssen wir weitaus weniger einpacken, als wenn wir unseren zweiwöchigen Sommerurlaub mit dem Wohnmobil vorbereiten. Und auch dieser Urlaub unterscheidet sich zu einem Ski-Urlaub.

Andersherum gibt es viele Sachen, die, egal wohin es geht, eingepackt werden müssen, wie beispielsweise Kuscheltiere der Kinder, Zahnbürste, Kleidung oder das Handyladegerät. Der Vorteil einer digitalen Packliste ist, dass du sie in der Regel nur einmal von Grund auf, auf eure Bedürfnisse angepasst anlegen brauchst und darauf bei eurem nächsten Urlaub sofort zugreifen kannst.

Was du außerdem im Vorfeld abklären solltest, ist, wer in eurer Abwesenheit sich um die Pflanzen und den Briefkasten kümmert.

 

Phase 3: 2 Wochen bis 3 Tage vor Abreise – jetzt geht’s ans Packen

Stelle deinen Kunden und deinem Team alle notwendigen Infos zusammen, die sie während deines Urlaubs benötigen. Gehe nochmal die Regeln durch, die für deine Abwesenheit gelten. Bespreche gegebenenfalls die Ansage deiner Mailbox neu und richte dir eine E-Mail-Abwesenheitsnotiz ein.

Jetzt geht’s so langsam ans Packen. Versuche dir täglich 10 Minuten für das Packen Zeit zu nehmen. Vielleicht denkst du, „was kann ich denn schon 2 Wochen vorher einpacken, ich brauche doch das meiste noch“? Wirklich? Wie wäre es z. B. mit den Reisepässen, Flugtickets, Sonnencreme oder dem Reise-Fön? Sollte dir nichts Weiteres einfallen, dann hilft dir vielleicht der Tipp, dass du getrost fast ALLES schon herrichten kannst.

Ich meine nicht damit, dass du schon alles tipptopp fertig in den Koffer packen und ihn verschließen sollst. Du kannst alle Sachen, die dir in den Kopf kommen, an einem bestimmten Platz sammeln, z. B. in eine Kiste oder in einen Karton. Solltest du etwas davon evtl. doch noch mal gebrauchen, hindert dich keiner daran, es von dort wegzunehmen und nach Gebrauch wieder hinzulegen. Natürlich würde ich das mit Dingen, die du wirklich noch regelmäßig brauchst, wie deine Zahnbürste zum Beispiel, erst in den letzten Tagen machen.

Sollte dir das immer noch zu aufwendig sein, dann überlege dir, ob du die Sachen für den Urlaub nicht besser doppelt kaufen magst. Bei Verbrauchsgegenständen wie z. B. Shampoo, Zahnpasta, Wattepads funktioniert das wunderbar. Du kannst dir auch in deiner Packliste die Dinge markieren, die du wirklich erst am letzten Tag einpacken kannst. So sparst du dir immer wieder „drüber zu lesen“ und hast nicht das Gefühl, dass du nicht vorwärts kommst mit der Packerei.

 

 

 

 

Phase 4: Die letzten beiden Tage vor Abreise – die effektivste Zeit

Wenn du vorausschauend geplant hast und dir die letzten beiden Tage vor Abreise komplett zur Urlaubsvorbereitung geblockt hast, kannst du heute entspannt die letzten Dinge erledigen und einpacken. Gehe deine ToDo-Liste durch und überlege dir, ob du alle Punkte noch erledigt bekommst. Das Parkinson‘sche-Gesetz kommt dir dabei zur Hilfe: Du brauchst genau so lange für eine Aufgabe, wie du Zeit dafür hast. Dadurch wirst du in den letzten Tag super effektiv noch einiges erledigt bekommen.

Du solltest außerdem auch an deinen Kühlschrank denken. Sind alle Lebensmittel darin bis nach eurer Rückkehr noch haltbar? Oder sollten gewisse Produkte vorher noch aufgebraucht werden?

 

Phase 5: Es geht los!

Letzter Check: Sind alle Punkte auf deiner Packliste eingepackt? Ja? Topp, du verdienst den Perfektionismus-Award in der Urlaubsvorbereitung! 😉

Du konntest nicht alles abhaken? Und gehörst du auch zu der Fraktion, die wirklich immer irgendetwas vergisst? Dann beruhigt dich vielleicht die Tatsache, dass es das Allermeiste im Urlaub zu kaufen gibt und du höchstwahrscheinlich nicht an einem Ort bist, an dem es kein Telefon gibt. Auch wenn ich es überspitzt formuliere: die Welt wird sich weiterdrehen und ihr werdet in aller Regel gesund und munter aus dem Urlaub wiederkommen. Ebenso wird dein Business innerhalb deines Urlaubes mit Sicherheit nicht den Bach hinuntergehen. 😉

Somit gilt es die letzte Frage zu beantworten: Sind die Fenster zu, alle Lichter aus, deine Kinder und dein Mann an deiner Seite? Dann schnappt euch die Koffer, das Handgepäck, den Schlüssel und looos geht es!

Ich wünsch dir einen wunderschönen Urlaub, eine tolle Zeit zum Erholen und viel Spaß bei der Beantwortung der Frage, ob Pool oder Strand 😉 – Goodbye Mental Load!

Was möchtest du vor deinem Urlaub unbedingt erledigt haben, damit du entspannt losfahren kannst? Schreib mir einen Kommentar, ich bin gespannt!

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